Die Entscheidung des BFH vom 30. April 2025 (Az. XI R 15/23) befasst sich mit der Frage, ob und wenn ja in welchem Umfang E‑Mail-Korrespondenz im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung vorgelegt werden muss. Für Unternehmen, Steuerberater und Prüfer gleichermaßen wichtig: der BFH setzt klare Grenzen — es gibt aber auch weitreichende Pflichten.
Der BFH bestätigt, dass ein Anforderung von Unterlagen „en bloc“ – etwa dass alle E‑Mails verlangt werden – grundsätzlich zulässig sein kann, sofern das Vorlageverlangen hinreichend bestimmt ist. Im Streitfall hatte das Finanzamt verlangt, sämtliche E‑Mails, die im Zusammenhang mit einem sogenannten „Agreement“ mit einer Konzerngesellschaft standen, vorzulegen – einschließlich derjenigen, die die Verrechnungspreisdokumentation betrafen. Das Finanzgericht hatte das in Teilen beanstandet. Der BFH sieht das anders und weist die Revision ab.
Die Vorlagepflicht ergibt sich aus § 147 Abs. 6 AO, da E‑Mails, soweit sie Geschäfts- oder Handelsbriefe oder sonstige für die Besteuerung relevante Dokumente sind, aufbewahrungspflichtig sind (§ 147 Abs. 1 AO).
Der Beschluss weist damit auf eine doppelte Funktion hin:
1. Die Prüfungsbehörde erhält Spielraum, umfassend Belege anzufordern,
2. Der Steuerpflichtiger hat eine erhöhte Pflicht zur Dokumentenorganisation und Selektion.
Pro-Argumente:
– Effekt der Kontrolle: In komplexen Konzernverflechtungen oder Verrechnungspreissachverhalten kann es der Behörde kaum zugemutet werden, schon im Voraus zu wissen, welche einzelnen E‑Mails relevant sind.
– Verfahrensökonomie: Statt dass der Steuerpflichtige nur stückweise aufgefordert wird, kann durch eine umfassende Anforderung Doppelarbeit vermieden werden.
– Rechtliche Verbindlichkeit: Der BFH schafft Klarheit über die Grenzen des Bestimmtheitsgebots bei Vorlageverlangen im Außenprüfungsverfahren.
Kritik und Risiken:
– Datenschutz / Schutzrechte Dritter: E‑Mail-Korrespondenz kann auch private oder personenbezogene Elemente enthalten.
– Behördenüberforderung: Wenn Behörden ohne präzise Eingrenzung massive Datenmengen verlangen, entsteht hoher Aufwand beim Steuerpflichtigen.
– Missbrauchsgefahr: Eine „Gießkannenanforderung“ könnte zum Standardinstrument werden, übermäßig breit und belastend für Unternehmen.
Konsequenzen für die Praxis:
– Dokumentation von vornherein gezielt strukturieren (Projektordner, Schlagwortsuche, Archivierung).
– Selektionsstrategie vorbereiten und Suchvorgänge dokumentieren.
– Fristgerecht reagieren, aber nicht blind liefern.
– Internes Mandatsmanagement und datenschutzrechtliche Prüfung.
– Softwareunterstützung (E‑Discovery, Predictive Coding) einsetzen.
Für die Finanzverwaltung bedeutet der Beschluss: breite Vorlageverlangen sind zulässig, aber nicht schrankenlos; Bestimmtheit muss gewahrt bleiben.
Fazit:
Der BFH-Beschluss stärkt die Finanzverwaltung, verpflichtet aber zugleich zu sorgfältiger Methodik und Transparenz. Für Unternehmen heißt das: Vorbereitung ist alles. E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil der steuerlichen Substanzprüfung.
Last modified: 25. September 2025
